143. Les inscriptions au journal-caisse sont établies par exercice (1).

Au 1er janvier de chaque année, le receveur ouvre le nouvel exercice, mais en ayant soin de laisser quelques pages en blanc pour y inscrire les opérations restant à faire sur le budget de l'exercice écoulé.

Pour chaque exercice, le premier poste du journal-caisse comprend le résultat de l'exercice pénultième d'après le compte arrêté.

A la suite de ce poste viennent se ranger les recettes et les dépenses qui auraient été rejetées du même compte.

144. Le journal-caisse est coté et paraphé par le bourgmestre de la commune du premier au dernier feuillet; il est tenu par ordre de date, sans blancs, lacunes, ni transports en marge.

Toute rature ou surcharge est interdite dans les écritures. Si des erreurs sont commises, elles doivent être rectifiées par de nouvelles opérations; il est également défendu aux receveurs de faire usage de procédés chimiques.

Le montant des recettes et des dépenses est additionné au bas de chaque page. Toutes les colonnes du livre de caisse doivent être remplies avec soin.

145. A la clôture de chaque exercice, le livre de caisse est collationné avec les postes du compte; l'exercice est ensuite définitivement arrêté par le collège échevinal, qui apposera son visa immédiatement après la totalisation des recettes et des dépenses (2).

A la réception du compte, dûment approuvé, le receveur prend connaissance de l'arrêté approbatif et il fait au journal-caisse, à la suite du visa dont il est question à l'alinéa précédent, les annotations nécessaires pour amener la concordance entre le résultat définitif de l'exercice financier au compte et celui du même exercice au journal.

SECTION III. - Grands-livres des recettes et des dépenses.

(Modèles nos 6 et 7.)

146. Ces deux livres sont tenus par exercice budgétaire; ils ont pour objet d'indiquer constamment la situation de chaque article tant des recettes que des dépenses du budget.

Tous les articles des recettes et des dépenses du budget doivent être exactement transcrits aux grands-livres et l'on doit laisser, à la suite de chaque article, l'espace nécessaire pour inscrire les opérations qui s'y rapportent.

Les augmentations de crédit sont transcrites aux grands-livres de la manière

(1) Ce mode de procéder permettra d'établir la concordance entre le journal-caisse et les comptes d'exercice.

(2) La formule à inscrire au journal-caisse pourra être libellée comme suit:

Le college échevinal, après avoir constaté que les chiffres du présent journal concordent avec ceux des grands-livres et avec ceux du compte, arrête les opérations de l'exercice avec un excédent recettes des de fr. dépenses

En séance, ce
Le secrétaire,

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Le président,

indiquée aux en-têtes des modèles ci-après et ajoutées, en recette, à la somme à recevoir; en dépense, au restant disponible sur les articles visés.

Les nouveaux crédits votés aux recettes et dépenses des budgets sont inscrits à la suite des autres.

147. Lorsque le receveur fait une recette, il l'inscrit d'abord à son journal-caisse et la transcrit ensuite au grand-livre des recettes, à l'article budgétaire qu'elle concerne, en ayant soin d'annoter la somme qui reste à recevoir pour atteindre la prévision du budget.

Quand le comptable fait une dépense, il la porte également au journal-caisse et ensuite au grand-livre des dépenses, à l'article budgétaire sur lequel elle est imputable, en annotant la somme encore disponible sur cet article.

148. Les sommes allouées à la commune du chef de ses parts dans le produit du fonds communal et du fonds spécial sont intégralement inscrites aux recettes des registres de comptabilité; les retenues opérées sur ces sommes au profit de la Société du Crédit communal ou de l'État, du chef d'emprunts, ou au profit du fonds commun des indigents, sont spécialement inscrites aux dépenses.

De même, les traitements du secrétaire et des instituteurs de la commune sont intégralement renseignés aux dépenses; les retenues faites sur ces traitements par le receveur au profit des caisses de pensions font l'objet de postes spéciaux aux recettes. 149. En ce qui concerne les recettes, il est établi une exception pour les cotisations des rôles de taxes communales. Il est recommandé de faire ajouter sur les imprimés des rôles une colonne où le receveur pourrait inscrire-en regard du nom de chaque contribuable la date exacte du payement. Le receveur peut, s'il suit ce système, faire tous les huit jours le relevé des sommes reçues dans le courant de la semaine et porter le montant de ce relevé sous un seul article dans ses livres (1) (Circulaire du 26 octobre 1890, Mémorial administratif, no 227).

150. Les prélèvements effectués sur le budget communal, en faveur d'un autre service, sont également transcrits aux grands-livres au numéro d'ordre correspondant du budget.

151. Le secrétaire communal tient, de son côté, un registre (modèle no 7) identique au grand-livre des dépenses du receveur, sauf la suppression de la colonne destinée à la reproduction du numéro d'ordre du journal-caisse (2).

152. Le secrétaire annote, dans un carnet, toutes les pièces comptables qui sont remises au receveur pour encaissement (3).

(1) Cette manière de procéder permettra, tant au receveur lui-même qu'aux vérificateurs de sa caisse, de s'assurer, par un rapide coup d'œil, des noms des imposés retardataires.

(2) Ce registre, destiné à servir de guide à l'administration communale pour l'ordonnancement des dépenses, constitue un élément de contrôle, tant pour l'administration que pour le receveur.

(3) Le receveur, dans les communes où il a son bureau ouvert à date fixe, remet au secrétaire, après la fermeture du bureau, une note indiquant par catégories le montant des recettes et des dépenses faites pendant la journée; dans les autres communes, où les receveurs reçoivent et payent tous les jours, ils sont tenus de transmettre, de quinzaine en quinzaine, au secrétaire, une note des opérations faites.

Le secrétaire transcrit ces renseignements dans un cahier spécial en évitant d'y porter, par double emploi, les valeurs et mandats qu'il y aura déjà inscrits antérieurement (Circulaire du 3 septembre 4887, Mémorial administratif, no 191).

L'on trouvera ci-après un modèle de registre pour l'inscription des recettes et des dépenses (modèle no 9). Ce registre ne dispense pas le secrétaire de tenir le livre d'imputation destiné à l'inscription détaillée des mandats de payement; il n'est pas nécessaire d'y reproduire le détail des ordonnances de payement; le montant de plusieurs mandats peut être réuni en un seul poste sous le libellé mandats délivrés ce jour » (Circulaire du 29 février 1888, Mémorial administratif, no 51).

Les ordonnances de payement émises au profit des communes par les départements ministériels, l'autorité provinciale, etc., sont transmises au receveur par l'intermédiaire du secrétaire, après que celui-ci en aura tenu note (Circulaire du 29 février 1888, Mémorial administratif, no 51).

Il est donné récépissé par le receveur, sur le dit carnet, des valeurs et des mandats qui lui sont remis (modèle no 8).

153. Le sommier indique l'origine de la propriété des immeubles, rentes et droits immobiliers appartenant à la commune.

Il renseigne, en outre, l'échéance des baux, l'expiration du délai pour le renouvellement des inscriptions hypothécaires, le taux des intérêts et fermages annuels, etc. 154. Pour les communes qui possèdent des rentes sur particuliers, le receveur tient un registre conforme au modèle no 11 ci-après et destiné à l'annotation des dates d'échéance et de renouvellement des titres et des inscriptions hypothécaires. Une page spéciale de ce registre est réservée à chaque année d'échéance.

155. Les bourgmestre et échevins ou l'un d'eux vérifient, au moins une fois par trimestre, l'état de la caisse communale (1).

Ils dressent un procès-verbal de cette opération et le soumettent au conseil communal (2) (loi communale, art. 98).

Les procès-verbaux de vérification sont conçus dans les formes du modèle no 12 ci-après.

Instruction pratique pour la vérification des caisses et des écritures
des receveurs communaux (3).

156. Avant de procéder à l'examen des écritures, le vérificateur se fait exhiber, en même temps que l'encaisse, les titres des rentes sur particuliers, les fonds publics, le cas échéant, les actions de sociétés pour la construction de maisons ouvrières et le livret des fonds de réserve déposés à la Caisse générale d'épargne et de retraite.

SECTION II. Contrôle des titres de créances sur particuliers.

157. Les titres des rentes sur particuliers doivent être renouvelés tous les trente ans; le vérificateur examine les derniers actes et rappelle au comptable, le cas

(1) Le receveur est un agent communal et il est tenu comme tel de se conformer aux ordres qui lai sont donnés par le collège des bourgmestre et échevins; si celui-ci trouve bon de prescrire au receveur de transporter au secrétariat ses registres et sa caisse, le receveur doit se soumettre (Revue de l'administr., 1893, p. 417).

(2) Le vérificateur peut, s'il le juge convenable, recourir à l'assistance du secrétaire communal pour tenir la plume (art. 113 de la loi comm.). Cette tâche ne peut être confiée au receveur. Le conseil communal ne peut substituer au collège une commission spéciale pour vérifier la caisse communale (voy. Revue comm., 1899, p. 194).

(3) Circulaire du 28 avril 1893, Mémorial administratif, no 88.

échéant, qu'il doit, à l'expiration de la vingt-huitième année, se mettre en mesure de réclamer un titre nouvel.

158. Les inscriptions hypothécaires se prescrivent à l'expiration de la quinzième année de leur date; le vérificateur attire, en temps utile, l'attention du receveur sur ce point, en lui rappelant qu'il est personnellement responsable des pertes qui pourraient résulter du non-renouvellement des titres et inscriptions.

159. L'article 70 du règlement sur la dette publique interdit aux communes de posséder des titres au porteur.

Toute infraction à cette disposition doit être signalée.

Le procès-verbal de vérification mentionne en détail les titres, obligations et actions appartenant à la commune avec les numéros des inscriptions nominatives; le relevé en est comparé à chaque vérification avec celui acté au procès-verbal précédent; le vérificateur s'assure des motifs de la différence en plus ou en moins; si des capitaux ont été aliénés ou remboursés, il s'enquiert de leur emploi et examine si le receveur a procédé à leur conversion dans un délai assez rapproché.

SECTION IV. ·

Contrôle des opérations avec la Caisse générale d'épargne.

160. Le livret de la Caisse d'épargne ne peut comprendre que des fonds de réserve; tous les versements et tous les retraits effectués sur ces livrets doivent figurer intėgralement dans les registres du receveur; il ne peut être déposé, sur livret, aucun fonds provenant de recettes extraordinaires ou de l'encaisse (voy. circulaire du 22 décembre 1891, Mémorial administratif, no 328).

S'il est constaté que des capitaux dotaux ou des fonds de l'encaisse, momentanément disponibles, ont été, par erreur, confondus sur livret avec des fonds de réserve, le vérificateur en donne connaissance à l'administration intéressée, qui prend immédiatement une délibération tendant à opérer le transfert, conformément aux dites instructions, c'est-à-dire en fonds publics nominatifs, pour les capitaux, et en compte courant, à la Caisse d'épargne, pour les fonds de l'encaisse.

SECTION V. · Contrôle de l'encaisse.

161. Après avoir acté au procès-verbal le résultat de ces opérations, le vérificateur compte les espèces qui se trouvent dans la caisse du receveur et en dresse le relevé détaillé, tel que l'indique le procès-verbal.

La somme placée à la Caisse d'épargne en compte courant, sur livret 1 1/2 p. c., doit être ajoutée aux espèces disponibles pour former la somme de l'encaisse.

162. Les valeurs et les fonds appartenant à l'administration ne peuvent être confondus avec l'avoir personnel du receveur. Dans le cas où celui-ci ne tiendrait pas compte des observations qui lui seraient faites à ce sujet, le vérificateur aurait à signaler le fait à l'administration en vue de provoquer des mesures coërcitives.

163. Le vérificateur se fait remettre toutes les pièces nécessaires pour contrôler l'exactitude du chiffre de l'encaisse et notamment les registres de comptabilité, les deux derniers comptes d'exercices arrêtés par la députation permanente, les relevés justificatifs des recettes, les mandats, quittances, etc., destinés à établir la réalité et la régularité des dépenses.

164. Les exercices doivent être complètement séparés au journal-caisse (Circulaire du 22 décembre 1891, Mémorial administratif, no 328).

En tête et avant toute opération, le receveur inscrit en détail les résultats, tels que les a déterminés la députation permanente, des divers comptes de l'exercice pénultième; il inscrit à la suite de ces résultats les recettes et les dépenses réelles rejetées des mêmes comptes pour défaut d'accomplissement d'une formalité quelconque.

Le vérificateur s'assure de l'exactitude de ces premières inscriptions, qui sont des plus importantes au point de vue du contrôle.

165. Les chiffres du journal-caisse doivent être additionnés au bas de chaque page; les totaux sont successivement portés sur la page suivante jusqu'à la clôture de l'exercice.

Le vérificateur s'assure de l'exactitude des additions; il totalise les opérations inscrites à la dernière page jusqu'au moment de sa visite; si, à ce moment, les comptes de plus d'un exercice ne sont pas définitivement arrêtés, il fait, pour chaque exercice, le même travail de totalisation.

166. Il dresse ensuite, d'après les grands-livres des recettes et des dépenses du receveur, un relevé spécial, par exercice non clos, des sommes reçues et dépensées sur chaque poste du budget; les totaux des sommes ainsi relevées doivent concorder exactement, pour chaque exercice, avec les totaux des inscriptions additionnées au journal-caisse; si les totaux diffèrent, il y a lieu de procéder à un travail de pointage, travail qui est facilité par le fait que le journal-caisse et les grands-livres contiennent chacun des indications permettant de procéder à un collationnement rapide.

167. Il est également indispensable de comparer les recettes et les dépenses inscrites aux registres du receveur avec les opérations de caisse qui doivent avoir été effectuées d'après les annotations tenues par le secrétaire et d'après son registre d'imputations.

168. En examinant les différents postes du grand-livre des recettes du receveur, le vérificateur constate si celui-ci a fait rentrer régulièrement les diverses créances et si ces créances sont fidèlement inscrites (1).

Le vérificateur se rend compte, par l'examen du sommier, des débiteurs retardataires.

169. En cas d'omissions dans les inscriptions de recettes, le receveur est tenu de combler à l'instant les lacunes constatées; si les sommes non inscrites n'avaient pas été versées dans la caisse de l'administration, c'est-à-dire s'il s'agissait d'omissions préméditées ou de détournements de fonds, l'administration, immédiatement prévenue, ne pourrait se dispenser de signaler le fait au parquet, conformément à l'article 29 du code d'instruction criminelle.

(1) Il est aisé de connaître, d'après l'époque de l'année, quelles sont les recettes que le comptable doit avoir encaissées; les revenus des fonds publics se perçoivent à date fixe; les produits du fonds communal créé par la loi du 18 juillet 1860, du fonds spécial créé par la loi du 19 août 1889, et des centimes additionnels communaux aux contributions directes sont liquidés à peu près à une même époque; enfin, le recouvrement des fermages, rentes sur particuliers, etc., s'opère vers l'époque de l'échéance.

BIDDAER. Formulaire, t. II.

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