118. Les mandats sont rédigés conformément au modèle 2 ci-après.

Chaque mandat renseigne le montant de l'article ou du crédit spécial sur lequel il est imputé, et la somme disponible sur cet article ou ce crédit avant et après l'imputation (1). 119. Les mandats délivrés du chef de leur traitement au secrétaire et aux instituteurs de la commune comprennent le montant intégral du traitement y compris la retenue en faveur de la caisse des pensions; en marge des mandats on renseignera le montant du traitement, le montant de la retenue et la somme qui reste à payer. L'intéressé donnera quittance pour le montant intégral (2).

120. Chaque fois qu'un mandat concerne un travail ou une fourniture quelconque, les déclarations, factures ou notes des créanciers, dûment certifiées et signées par eux, doivent y rester annexées et accompagner le compte.

Ces formalités ne sont pas requises lorsque la dépense est mandatée d'office par la députation permanente; dans ce cas, le receveur doit l'acquitter sous sa responsabilité personnelle.

121. Les mandats des payements effectués par les receveurs communaux aux experts pour l'inspection des viandes dans les communes qui se sont chargées de ce service doivent être accompagnés de l'état de l'expert inspecteur (3).

Les mandats relatifs à l'acquittement : 1o de la part contributive communale dans la formation du fonds commun des indigents; 2o de l'intervention communale dans le payement des pensions accordées aux professeurs et instituteurs communaux et à leurs veuves et orphelins; 3o de la somme destinée à l'alimentation de la caisse de prévoyance des secrétaires communaux, et 4o de celle destinée à l'alimentation de la caisse des veuves et orphelins des instituteurs communaux, doivent être accompagnés des récépissés de versement et des déclarations de retenues (4).

122. Les mandats doivent être acquittés — ou accompagnés de quittances délivrées — par les personnes au profit desquelles ils sont émis ou qui ont procuration pour en recevoir le montant ou, enfin, qui en sont devenues les propriétaires par suite d'héritage ou de cession; dans ces divers cas, les pièces constatant les droits des parties

entre les dépenses ordonnancées par le collège des bourgmestre et échevins et celles ordonnancées par la députation permanente en exécution de l'article 147 (Trib. de Huy, 22 décembre 1892, Revue comm.. 1893, p. 276).

Toutefois, la disposition de l'article 121, § 2, n'est pas applicable au receveur qui ne dispose pas d'un encaisse suffisant pour payer.

Le receveur ne doit, ni en droit ni en équité, suppléer de ses propres deniers à l'insuffisance avérée des ressources communales; si l'encaisse n'y suffit pas, il a le droit d'ajourner le payement des mandats (Revue comm., 1893, p. 120).

(1) Ces renseignements ont pour but de faire connaître à chacun des signataires du mandat la situation exacte du crédit entamé et de fournir un élément de contrôle, tant pour l'administration que pour le receveur.

Il est de règle que l'on peut opérer sur un exercice des recettes et des payements jusqu'au moment ou le receveur doit en dresser le compte.

Une dépense décrétée pendant un exercice et allouée au budget de cet exercice peut être légalement imputée sur ce budget, quoique faite pendant l'année suivante.

Mais il ne peut être payé sur le budget d'un exercice des dépenses afférentes à l'exercice suivant. Les frais d'entretien des bâtiments, en 1899, ne pourraient être en partie prélevés sur le crédit alloué pour cet entretien en 1898; mais le coût d'un travail extraordinaire entamé en 1898 et achevé en 1899 peut être intégralement payé sur l'exercice 1898 si le budget le prévoit.

(2) Letraitement des instituteurs doit être payé par mois et dans le courant du mois pour lequel il est dû. Tout mois commencé est dû en entier (Arr. roy, du 24 fevrier 1888, Moniteur du 16 mars 1888). (3-4) Les payements qui doivent se faire au bureau de l'enregistrement peuvent être effectués au moyen de mandats-poste émis au nom du receveur de l'enregistrement préposé et payables à son domicile (Instruction du 29 janvier 1893, Mimorial administratif, no 21).

prenantes resteront annexées aux mandats. Les croix apposées pour acquit par les personnes illettrées doivent être certifiées par deux témoins (1).

123. Les factures et comptes relatifs à des travaux et à des fournitures extraordinaires, dont le coût est imputé sur les ressources extraordinaires, doivent être produits en double par les créanciers; lors du payement, le receveur se fait délivrer la quittance exigée pour que la dépense puisse valoir en compte et en outre il exige sur le double de la facture la signature de l'intéressé, sous la mention spéciale « pour duplicata de la quittance ».

Les doubles des factures soldées sont remis ensuite à l'administration communale chargée de les conserver dans des fardes spéciales, afin de pouvoir y recourir en cas de besoin (Circulaire du 26 octobre 1890, Mémorial administratif, no 227).

124. L'usage de bons de caisse est interdit; aucun payement ne peut donc être fait par le receveur sur la production de bons de ce genre.

125. La députation n'admet en dépense les non-valeurs et cotes irrécouvrables sur les divers fermages, rentes et taxes que pour autant que ces articles soient appuyés d'un état rédigé d'après le modèle no 3 ci-après; cet état doit indiquer les noms des débiteurs, la nature et le montant des cotes réputées irrécouvrables, les poursuites qui ont été exercées et, le cas échéant, contre les cautions, etc.; il doit être revêtu de l'avis du conseil communal (2).

126. Toutes les dépenses obligatoires doivent être faites avant la fin de l'exercice et portées en compte; l'omission d'effectuer pareille dépense, régulièrement allouée, mettrait obstacle à l'approbation du compte et obligerait la députation à user des prérogatives que lui accorde l'article 147 de la loi communale.

127. Aucun traitement ne peut être payé au personnel enseignant ou au secrétaire communal sans que les retenues au profit de la caisse des pensions en aient été déduites.

Ces retenues sont versées mensuellement en ce qui concerne le personnel enseignant; un versement moins prompt peut être fait lorsque le montant des retenues

(1) Aux termes de l'article 1247 du code civil, le payement doit être exécuté dans le lieu désigné par la convention. Si le lieu n'y est pas désigné, le payement, lorsqu'il s'agit d'un corps certain et déterminé, doit être fait dans le lieu où était, au temps de l'obligation, la chose qui en fait l'objet. Hors de ces deux cas, le payement doit être fait au domicile du débiteur.

D'après le droit commun, c'est donc au bureau du receveur communal que les créanciers de la commune doivent réclamer et obtenir le payement de mandats délivrés par l'administration communale. - Lorsqu'un mandat, acquitté par l'intéressé, est présenté par une tierce personne, le receveur a le droit de faire légaliser, préalablement au payement, la signature de l'acquit.

Les mandats au profit des mineurs aliénés et interdits ne sont payables que sur l'acquit des tuteurs ou curateurs qui doivent justifier de leurs titres, soit par la production de la délibération du conseil de famille qui les a nommés, soit par une attestation du juge de paix (Arr. du ministre des finances du 3 décembre 1850).

Un mineur émancipé peut toucher un mandat de payement émis par la commune sans l'assistance de son curateur.

Le mandat au nom d'une femme mariée doit être revêtu de la signature de son mari, à moins qu'elle ne justifie être séparée de biens ou, si elle exerce un commerce séparé, que le mandat soit relatif à des actes de son commerce (Même arrêté). — (WILIQUET et BELLEFROID, Commentaire de la loi communale, p. 303.)

Le payement des sommes revenant à des personnes décédées doit être fait aux héritiers sur la production de l'acte de décès et d'un acte de notoriété délivré par un juge de paix ou un notaire et constatant que les dits héritiers sont seuls et exclusivement habiles et en droit de toucher les sommes revenant au défunt (HERTOGS, Code du receveur, p. 50).

(2) Les remises ou modérations de fermage peuvent être accordées dans les cas prévus par les articles 1769 et suivants du code civil.

n'atteint pas la somme de 50 francs. Toutefois, à l'expiration de chaque trimestre, les retenues doivent être versées, quelque minime qu'en soit le montant (voy. Mémorial administratif de 1894, no 68). L'avis du versement, accompagné d'un relevé détaillé des sommes payées par chaque participant, doit être adressé immédiatement au ministère de l'intérieur et de l'instruction publique (1).

Avant de payer le solde des émoluments d'un agent démissionnaire ou cessant ses fonctions pour toute autre cause, l'administration communale doit demander à l'autorité supérieure le relevé de compte de cet agent (Circulaire du 28 juin 1890, Mémorial administratif, no 128).

128. Les administrations communales peuvent obtenir pour leur comptable l'autorisation d'effectuer entre les mains du receveur des contributions le versement des retenues perçues sur les traitements de leur personnel enseignant. Cette autorisation est accordée sur demande adressée au département de l'intérieur et de l'instruction publique, lorsque la localité est fort éloignée d'une agence de la Banque Nationale (Circulaire du 13 janvier 1894, Mémorial administratif, no 68).

129. Les parts des sommes destinées à l'alimentation de la caisse de retraite des secrétaires communaux sont versées au trésor contre récépissé de versement.

Aux termes de l'article 23 des statuts organiques de la caisse de prévoyance des secrétaires communaux, dont le § 2 a été modifié par arrêté royal du 25 septembre 1867 (Mémorial administratif, no 190), les versements au profit de cette caisse doivent se faire par semestre, avant le 15 juin et avant le 15 décembre, ou en une fois dans le courant du mois d'août de l'année pour laquelle le payement est dû.

Les administrations communales sont tenues d'envoyer chaque année au gouvernement provincial une copie des récépissés, avant le 1er juillet et le 20 décembre pour les versements semestriels, et avant le 2 septembre pour les versements annuels.

130. La restitution des parts communales dans les traitements d'attente des instituteurs en disponibilité pour cause de suppression d'emploi se fait, soit à une agence de la Banque Nationale, soit au bureau des contributions (Circulaire du 23 mars 1888, Mémorial administratif, no 63).

Les sommes dues par les communes, du chef de leurs parts d'intervention dans le payement des pensions accordées à des professeurs et instituteurs communaux et à des veuves et orphelins de membres du personnel enseignant, sont retenues d'office par la Caisse générale d'épargne et de retraite sur les subsides alloués pour le service ordinaire de l'enseignement primaire de l'exercice suivant.

La commune reçoit de ce chef une déclaration de retenue.

131. Les dépenses relatives au service matériel des écoles primaires, gardiennes et d'adultes ne peuvent être mandatées au profit des membres du personnel enseignant que sur la présentation, par ceux-ci, des factures des fournisseurs, dûment visées par M. l'inspecteur cantonal de leur ressort.

Ces factures sont également jointes au compte scolaire à l'appui de la dépense. La formalité du visa de l'inspection est applicable aux dépenses faites par l'instituteur pour l'entretien du bâtiment d'école et du mobilier classique, pour l'achat de combustibles, ainsi que pour les fournitures d'objets classiques et de matières premières (Circulaire du 8 novembre 1890, Mémorial administratif, no 240).

132. Le payement des sommes allouées et dues pour frais arriérés d'entretien d'indigents doit être ordonné et effectué immédiatement après la réception du budget approuvé; l'administration provinciale doit être informée de la date du payement.

(1) Pour les retenues à faire sur les traitements du personnel enseignant, voyez la circulaire du 15 avril 1885, Mémorial administratif, no 123).

Les dettes contractées pour cet entretien dans le courant de l'exercice sont imputées sur le crédit réservé pour couvrir les dépenses courantes.

133. Les prélèvements sur les ressources d'un service en faveur d'un autre se font conformément aux indications du budget.

134. Tout versement ou placement de fonds, imputé sur un budget, est mandaté dans les formes ordinaires et justifié par la production à l'appui du mandat d'un certificat délivré par le bourgmestre de la commune et indiquant, d'une manière très précise, la nature, le montant et la date du placement, ainsi que le numéro du livret ou du certificat d'inscription nominative.

135. Tout mandat délivré sur les fonds de la voirie, pour travaux de pavage ou construction de ponts, doit indiquer exactement le travail auquel il se rapporte, ainsi que le numéro et le nom du chemin amélioré. Le receveur ne peut payer que si les indications du mandat ne s'écartent pas de la destination des crédits.

136. Les prestations légalement exécutées en nature sont évaluées et portées en dépense aux taux des impositions portées au rôle; le montant de celui-ci devant être toujours porté en recette, il faut qu'en l'absence d'espèces un article des dépenses compense la recette; mais le comptable est cependant tenu de produire un certificat du collège des bourgmestre et échevins attestant l'exécution complète de ces prestations.

Dans le cas où des travaux sont exécutés sous la surveillance d'un agent spécial de la commune, qui est chargé de payer les ouvriers, cet agent doit se faire donner décharge au moyen d'un état émargé pour quittance, conformément au modèle no 4 ci-après.

Les comptes sont accompagnés tant des mandats ordonnancés au profit de l'agent que des états acquittés par les ouvriers.

137. Les dépenses des travaux d'entretien des cours d'eau sont justifiées de la même manière.

Toutefois, lorsque ces travaux sont exécutés d'office en vertu d'une ordonnance de la députation permanente, soit par un agent du service technique provincial, soit par un commissaire spécial agissant l'un ou l'autre au lieu et place de l'administration communale, la dépense sera ordonnée et payée sur le vu de l'état rendu exécutoire par la députation permanente en vertu de l'article 16 du règlement sur les cours d'eau. Les crédits inscrits au budget spécial des cours d'eau n'étant pas limitatifs, le receveur peut, au besoin, solder contre due justification des dépenses supérieures à ces crédits; au compte seront renseignées les recettes et les dépenses réellement faites. 138. Toute pièce irrégulière relative à une dépense rejetée et reportée dans la comptabilité d'un exercice ultérieur doit être reproduite, dûment régularisée, à l'appui du compte de cet exercice.

CHAPITRE X. RENSEIGNEMENTS DIVERS.

CAPITAUX ET REVENUS.

139. Les comptes sont suivis de tableaux destinés à relever les biens immeubles, les capitaux et les divers revenus patrimoniaux de la commune.

Le collège des bourgmestre et échevins, avant de certifier ces tableaux, s'assure de leur entière exactitude.

En vérifiant les diverses dates d'échéance des baux, des inscriptions hypothécaires, etc., le collège ne doit pas perdre de vue les mesures à prendre, le cas échéant, pour la conservation des droits de la commune.

Il se fait exhiber les différents actes, titres, obligations et livrets que la commune possède et procède à un examen comparatif des documents fournis avec les indicacations renseignées au dernier compte approuvé.

Le collège s'assure en même temps si, par suite d'augmentation des recettes ordinaires, le cautionnement du receveur n'est pas inférieur au tiers de ces recettes; le cas échéant, le conseil communal prendra une décision augmentant ce cautionnement jusqu'à due concurrence (1).

140. L'emploi des fonds empruntés doit faire l'objet d'une double justification. Le maniement de ces fonds, leur placement à la Caisse d'épargne et leur retrait de cette Caisse, ainsi que les dépenses qu'on y prélève, sont renseignés, dans la forme ordinaire, aux comptes annuels.

Ceux-ci sont accompagnés chacun d'un compte spécial en ce qui concerne chaque emprunt; ce compte spécial renseigne non seulement les opérations susmentionnées, portées au compte d'exercice, mais aussi toutes les opérations relatives au même emprunt faites sur les exercices antérieurs.

En tête du compte de l'emprunt est renseigné le détail des travaux, fournitures ou dettes auxquels son produit est destiné à faire face; ce renseignement est extrait textuellement de la délibération par laquelle le conseil communal a sollicité l'autorisation d'emprunter.

Le compte de l'emprunt ne peut comprendre que les dépenses énumérées dans cette délibération.

Les subsides accordés pour les dépenses auxquelles l'emprunt est destiné et les dons qui doivent être affectés, avec les fonds empruntés, à une même destination, sont renseignés en recette au compte spécial, afin d'empêcher qu'on ne les confonde avec d'autres recettes et qu'on ne les emploie à couvrir d'autres dépenses.

CAISSES COMMUNALES DE PENSIONS.

141. Les caisses de pensions instituées par les communes font partie intégrante de la comptabilité communale et, par ce fait, les dispositions qui régissent la comptabilité des communes leur sont applicables (2).

Les comptes spéciaux des dites caisses sont donc soumis à l'approbation de la députation permanente; ces comptes comprennent le détail de toutes les recettes et de toutes les dépenses de l'exercice; le total des recettes et le total des dépenses sont, en outre, mentionnés au compte général de l'exercice.

CHAPITRE XII. TENUE DES LIVRES DE COMPTABILITÉ.

SECTION 1re.

142. Les receveurs doivent tenir :

1o Un journal-caisse (3);

2o Un grand-livre de recettes et un grand-livre des dépenses, plus un sommier des biens immeubles et des rentes de la commune.

(1) Voy. t. Ier, vo CAUTIONNEMENT DES RECEVEURS DES COMMUNES ET DES ÉTABLISSEMENTS PUBLICS, spécialement no 4, p. 516-517.

(2) Arrêté royal du 11 mars 1882.

(3) L'ancien modèle de journal-caisse a fait l'objet de la circulaire du 13 août 1835, Mémorial administratif, no 220.